Afdelingsvergadering

Door: Coert Visser Gepubliceerd op 31 aug, 2009 in de rubriek Cases
Kennisbank onderwerpen: Oplossingsgericht managen

Steven, een manager in een woonbedrijf, signaleerde dat er een probleem was met betrekking tot de verhuurleegstand. De leegstand van de huizen van dit woonbedrijf was te hoog, wat veel geld kostte. Wanneer de ene huurder uit zijn huis ging, duurde het soms wel een paar maanden voordat een volgende huurder het huis betrok. Hij had het probleem al eens eerder gesignaleerd in de afdelingsvergadering. Toen had hij gezegd: ‘Mensen, onze verhuurleegstand is veel te hoog. We doen het wat dat betreft veel slechter dan vergelijkbare woonbedrijven. Kom op, dat moet echt beter kunnen. Ik verwacht dat we daar met zijn allen wat aan gaan doen.’ Steven was niet zo tevreden over de reacties. Een van de teamleden had bijvoorbeeld gezegd: ‘Ik weet echt wel dat dat een probleem is, maar we werken hier keihard en we doen echt ons best. Dat mag ook wel eens gezegd worden, of niet?’ Na enig gepraat en door zijn waardering te uiten wist Steven de sfeer weer aardig om te buigen, maar oplossingen voor het probleem leverde deze vergadering niet op. Steven wilde het probleem niet laten rusten, maar besloot iets beter na te denken over hoe hij dit agendapunt wilde bespreken. Een paar dagen voor de volgende vergadering vroeg hij de teamleden het volgende: ‘Op de volgende vergadering wil ik wat extra tijd nemen om met elkaar te praten over hoe we de verhuurleegstand kunnen terugbrengen, zodat we efficiënter met ons huizenbezit kunnen omgaan en meer geld overhouden. Ik wil iedereen vragen om van tevoren na te denken over de vraag: wat voor oplossingen kun jij bedenken waarmee we dit probleem kunnen oplossen?’ Tijdens de vergadering lukte het deze keer prima om bij het onderwerp te blijven. De meeste teamleden hadden een paar ideeën genoteerd. Een enkeling was vergeten erover na te denken. Tegen degenen die nog geen ideeën hadden bedacht, zei Steven: ‘Geeft niet. Luister eerst maar even naar de ideeën van de anderen, en zo gauw je ook een oplossing te binnen schiet, hoor ik het graag.’ De oplossingen die naar voren werden gebracht waren eenvoudig maar doeltreffend. Twee oplossingen bleken vooral goed te helpen. Tot nu toe was het zo geweest dat nieuwe huurders een huis pas konden bezoeken nadat een oude huurder het pand al had verlaten. Vanaf nu kon een nieuwe potentiële huurder het huis al eerder bezichtigen, een week of drie voordat de oude huurder het huis zou verlaten. Wanneer de nieuwe potentiële huurder niet geïnteresseerd was, werd het huis aangeboden aan de volgende geïnteresseerden op de lijst. Tot nu was het zo dat deze potentiële nieuwe huurders één voor één het huis konden bezichtigen. Dit leverde soms weken vertraging op. Een nieuwe oplossing die tijdens de vergadering was gepresenteerd bleek uitstekend te werken: de nummers 2 tot en met 5 werden niet meer één voor één in de gelegenheid gesteld het huis te bezichtigen, maar als groep. Binnen korte tijd presteerde dit woonbedrijf prima wat betreft verhuurleegstand. Steven was natuurlijk uiterst tevreden over dit resultaat, maar ook over het feit dat hij in staat was geweest om dit onderwerp op een effectieve manier te bespreken.

• Tweet