Succes bereiken hangt vaak af van veel factoren zoals kennis, ervaring, planning en organisatie, toegang tot kapitaal, technologie, timing, geluk, enzovoorts. Maar bijna alles wat we in het leven voor elkaar willen krijgen hangt ook in belangrijke mate af van onze vaardigheid in het voeren van gesprekken. Ineffectieve gespreksvoering kan succes verpesten. Wanneer is gespreksvoering effectief?
Effectieve gepreksvoering hangt in belangrijke mate af van 1) een focus op wat je wilt bereiken en 2) sensitiviteit voor het referentiekader van andere mensen. Die heldere focus op wat je wilt bereiken maakt het mogelijk om je te richten op wat er veranderen moet en wat die verandering op moet leveren. In het algemeen stellen mensen de eerlijkheid en duidelijkheid van gerichtheid op de gewenste situatie op prijs. Sensitiviteit voor het referentiekader van de ander is even belangrijk. Het stelt je in staat om op een subtiele en respectvolle manier te communiceren. In het algemeen vinden mensen het heel belangrijk om serieus genomen te worden. Wanneer je hen serieus neemt zal het heel waarschijnlijk zijn dat ze hetzelfde bij jou zullen doen. Mensen hebben een sterke drang tot reciprociteit; ze hebben de neiging om op een positieve actie te reageren met een andere positieve actie.
Het inkaderen van de uitdaging van gespreksvoering
Het moeilijke van deze twee uitdagingen, sensitiviteit en focus, is dat ze over het algemeen hun invloed over gesprekken tegelijkertijd uitoefenen. Intuïtief kunnen we het misschien moeilijk vinden om deze twee eisen als gescheiden van elkaar te zien en behandelen. Dan kaderen we de situatie in termen van het volgende continuüm in waarbij we proberen de optimale positie op dat continuum in een gegeven situatie te bepalen.
Je situatie op deze manier conceptualiseren werkt waarschijnlijk niet goed omdat je in feite een trade-off hebt gecreëerd tussen sensitiviteit en focus op resultaten. Als je naar de ene kant van deze schaal gaat schep je daarmee tegelijk het negeren van de andere kant van de schaal. Gelukkig is er een alternatief waarbij je de situatie definieert in termen van twee onafhankelijke eisen, namelijk als volgt:
Eerst aansluiten, dan doorschakelen
Er valt veel te zeggen over hoe je sensitiviteit en focus met elkaar kunt combineren maar ik zal er hier beknopt over zijn. Een sleutel tot effectieve gespreksvoering is om eerst aan te sluiten op wat de ander heeft gezegd op een erkennde wijze. Door dit te doen wordt de conversatie vloeiend. De ander zal merken dat jij hebt geluisterd naar wat hij of zij heeft gezegd en dat jij dit serieus neemt. Ook krijgt de ander, door jouw aansluiten, een paar extra seconden om na te denken over wat hij of zij heeft gezegd. Dit zal hem of haar de gelegenheid geven om na te gaan of wat hij of zij zei klopte en om eventueel nog iets te verduidelijken. Nadat je aangesloten hebt op wat de ander heeft gezegd is het waarschijnlijk dat de ander er aan toe is om te luisteren naar wat jij hebt te zeggen. Het geven van erkenning leidt namelijk tot ontvankelijkheid. Dit is het moment waarop jij iets kunt zeggen of vragen dat de aandacht van jullie beiden weer richt op de gewenste situatie, bijvoorbeeld: “wat willen we bereiken of “hoe merken we straks dat we op de goede weg zijn?”.
