Startende oplossingsgerichte professionals vinden het volgende vaak uitdagend: hoe kan ik de oplossingsgerichte benadering in teamsituaties toepassen? Hier een heel kort samengevat voorbeeldje om wat ideeën aan te reiken. Recent begeleidde ik een afdeling binnen een grote organisatie in de IT dienstverlening. De afdeling verzorgt al vele jaren de technische ondersteuning voor een automatiseringssysteem voor een grote verzekeraar. Zowel bij de klant (de verzekeraar) als bij de eigen organisatie verandert momenteel veel wat een aantal problemen met zich meebrengt. Het afdelingsmanagement heeft besloten om enkele sessies met de afdeling te beleggen om de eigen manier van werken te aan te passen en verbeteren. De sessies hadden het doel om ideeën op te leveren. Het afdelingsmanagement had als specifieke vragen om in de sessie aan twee onderwerpen in ieder geval aandacht te besteden: 1) het onderwerp van feedback geven aan elkaar in het team ter bevordering van de samenwerking, 2) het versterken van de customer intimacy (de directie verwacht van alle afdeling dat zij deze orientatie versterken). In de sessies is de volgende agenda gebruikt:
1. Achtergrond en aanleiding sessie: welke ontwikkelingen maken het nodig om deze sessie te houden? (afdelingsmanagement licht toe)
2. Doel van de sessie: wat willen we dat deze sessie oplevert?
3. Wat hoeft er niet te veranderen? (continueringsvraag): 1. Welke dingen hoeven er niet te veranderen omdat ze al goed lopen, 2. Wat is er al verbeterd sinds het moment dat de uitnodiging voor deze sessie verstuurd is? (begin november), 3. Wat vindt de klant van onze dienstverlening? (afdelingsmanager geeft hierover puntsgewijs feedback)
4. Hoe willen we dat het wordt? (toekomstprojectie): 1. Wat gaat er straks beter?, 2. Waaraan merken de mensen bij de klant straks dat het team er goed in geslaagd is om een sterkere customer intimacy te ontwikkelen?, 3. Waaraan merken anderen binnen onze organisatie (andere afdelingen, directie, etc) straks dat het team er goed in geslaagd is om customer intimacy te versterken?
5. Hoe geven we elkaar feedback? 1. Waaraan zou jij merken dat deze vaardigheid sterker wordt in het team?, 2. Wat voor bijdrage kun jij zelf leveren aan het verbeteren van feedback in het team?
6. Wat is de volgende stap? 1. Welke signalen wijzen erop dat de teamontwikkeling inderdaad succesvol kan gaan worden? Welke positieve aanwijzingen zie je daarvoor? (de optimismevraag), 2. Welke stappen kan het team op korte termijn zetten om verdere verbeteringen te bereiken?, 3. Welke concrete kleine stap zou jij al heel snel kunnen en willen zetten om hier een goed begin mee te maken?, 4. Hoe kan de afdelingsleiding wat jou betreft zo goed mogelijk bijdragen aan de verbeteringen?
Bij aanvang van de sessies moesten de meeste teamleden eerst wat op gang komen. Bij het bespreken van onderwerp 3 kwamen zij steeds meer los en werden steeds betrokkener. In de loop van de sessies stapelden de goede ideeën zich op en aan het eind van de sessie lagen er uitstekende ideeën voor stappen vooruit die door het afdelingsmanagement werden omarmd.
Meer voorbeelden hier, hier, hier en hier.
Tags: Cases, continueringsvraag, feedback, gewenste-situatie, management, oplossingsgericht-werken, Organisatieverandering, samenwerking, team, verbetering
