Een uitdagende vergadercase

Toen ik eind vorig jaar de basistraining oplossingsgericht werken in organisaties, gegeven door Coert Visser en Gwenda Schlundt Bodien, volgde kon ik al in de tweede week van de cursus aan de slag met een aantal bijzondere aspecten van het oplossingsgericht werken. Al geruime tijd speelde het in mijn gedachte om te proberen de vergadercultuur op mijn werkplek van een andere kant te benaderen. Niet meer probleemgericht maar oplossingsgericht! Dit gevoel werd steeds krachtiger toen ik deze signalen ook van collega ’s kreeg en in een stil half uurtje eens de notulenmap van de afgelopen twee jaar vergaderen door las.

Dat was nogal confronterend in die zin dat de notulen precies weergaven wat ik hoorde en zelf mee maakte, namelijk dat zaken soms moeizaam of niet veranderen en dat het goed kan zijn om een proces eens anders te gaan benaderen. Kort gezegd zag ik maanden lang dezelfde punten die we graag zouden willen bereiken in een probleemgerichte context terugkeren. Samen met een collega die ook met een cursus oplossingsgericht werken bezig is, zijn we gaan brainstormen. Na enig denkwerk hebben we besloten om de vergadercase tijdens een intervisie bijeenkomst te gaan presenteren.

Omdat de oplossingsgerichte methode nog niet goed bekend is binnen mijn organisatie en om helderheid en consensus van het management te verkrijgen hebben we ons idee aan de directe leidinggevende voorgelegd. Deze was snel akkoord na aanhoren van ons idee. Eigenlijk meer onder het motto ‘baat het niet dan schaad het niet’; bovendien kostte het geen extra tijd omdat we er de intervisie tijd voor gebruikten.

De intervisiebijeenkomst hebben we goed voorbereid, dat was iets wat ook in de cursus duidelijk aan bod kwam en erg goed werkt. Voorbereiden duurde niet eens zo lang maar je hebt er zoveel profijt van. De tijd die we hadden was ongeveer twee uur inclusief een pauze. Na start van de middag waarin de opkomst goed was zijn we begonnen met een sprankelend moment. Eigenlijk precies wat in de basis cursus beschreven is, namelijk elkaar vertellen over een voldoening schenkend moment op het werk in de afgelopen weken. Diegene die luistert naar het verhaal moedigt aan en vraagt nieuwsgierig door tot hij/zij de situatie voor zich ziet. (Coert Visser en Gwenda Schlundt Bodien).

Soms start een intervisie bijeenkomst bij ons enigszins onwennig (collega’s moeten even “er in” komen) maar het benoemen van een voldoening schenkend moment helpt om de onwennigheid of aarzelende start te overwinnen. Iedereen reageerde positief en had ook een voldoening schenkend moment. Het was voor ons wel wat onwennig om dit binnen het team te doen waarin jezelf werkzaam bent. Het resultaat was wel dat er meer ontspanning ontstond en meer betrokkenheid opgang kwam. Precies wat de bedoeling was.

Daarna zijn we doorgegaan met het onderwerp vergaderen en besluitvorming. We hebben de cirkel techniek gebruikt om in kaart te brengen waar we als team staan en hoe we vergaderen beleven. Op een grote flyer aan de wand hebben mijn collega en ik opgeschreven wat we al bereikt hebben,wat goed gaat en wat we behouden willen. In de buitenste cirkel omschrijven we punten die willen bereiken met elkaar. Na een inventarisatie door het team werd omschreven dat iedereen de betrokkenheid/collegialiteit naar elkaar toe behouden wil en de beroepsmatige professionaliteit wil behouden (er is veel vakkennis). Ook wil iedereen de humor die ook tijdens vergaderingen aanwezig is behouden, alleen al om ook te kunnen relativeren. Al deze zaken staan in de binnenste cirkel.

Zaken omschreven in de buitenste cirkel zijn, en te bereiken resultaten: 1) een goede agenda (vergaderstructuur) waardoor we op tijd beginnen en op tijd eindigen, 2) Alleen afwezig zijn tijdens vergaderingen met kennisgeving, 3) Aanspreken op elkaars verantwoordelijkheid, 4) Wisselend voorzitterschap zodat bepaalde taken steeds door wisselde personen vervuld worden. Door deze wisseling ontstaat er een gedeelde verantwoordelijkheid, 5) Besluitvorming genomen tijdens een vergadering is bindend.

We spreken verder af de structuur van vergaderen: Opening, mededelingen,notulen,inhoudelijk deel en de evaluatieronde. Dit was ook al aanwezig maar we hebben gezamenlijk het belang van het naleven van deze opzet benadrukt. In de evaluatieronde komt het vergaderproces kort aan bod. We stellen ons de vraag wat is goed gegaan en wat doen we de volgende keer anders als voorzitter en als deelnemer. Zodat de vergadering de volgende keer nog effectiever verloopt. Iedereen vond het prettig om te lezen wat er al goed gaat. Er ontstaat een actieve rol van de individuele teamleden over hoe zij de ideale vergadersituatie zien.

Mijn taak gedurende het proces was om de woorden die in de cirkels komen te staan zo veel mogelijk te vertalen in termen van concrete positieve resultaten (Paden naar Oplossingen C. Visser en Gwenda Schlundt Bodien). Door feedback van collega’s werd duidelijk dat de manier van benaderen van deze vergadercase iedereen het gevoel gegeven had dat er veel zaken goed gaan. Opvallend was ook het resultaat we hadden nooit durven denken dat deze middag (twee uur) zoveel zou kunnen opleveren. Vandaar uit kijken naar verandering maakt het denken minder vermoeid we zijn niet meer aan het probleem denken maar werken aan constructieve oplossingen.

De terugkoppeling naar de directe leidinggevende was bijzonder te noemen. Zoveel concreet resultaat in een betrekkelijk korte tijd vond hij heel opvallend. Dit was hij niet gewend.

We zijn nu een kleine 7 weken verder en de eerste vergaderingen in het nieuwe jaar zitten er weer op. De oplossingsgerichte insteek is duidelijk merkbaar, we zijn serieus aan de slag gegaan met behoud van humor maar wel conform de afspraken die we gemaakt hebben. Bijzonder is om op te merken dat de nuttigvraag ook voorzichtig zijn intrede gedaan heeft! Zelfs een leidinggevende die zich eerder sceptisch over het oplossingsgerichte model uitliet gebruikt deze nuttig vraag nu.

Toen hij dat laatst deed tijdens een moeizaam verlopend gesprek met een cliënt en ik hem na afloop hierover complimenteerde gaf hij aan deze vorm van feedback en nabespreken prettig te vinden. Het bovenstaande zal zeker een vervolg krijgen hierover zijn we ook al aan het brainstormen. Voor mijn collega en ik was dit de eerste case die we geprobeerd hebben te vertalen naar oplossingsgerichte interventies.

Best wel spannend maar erg leuk en leerzaam om te doen.