Kanaliseren van energie met flip-overvellen en post-it briefjes

In het werken met groepen gebeurt het soms dat klachten en problemen stuk voor stuk (serieel) worden besproken. De eerste twintig minuten gaan over het probleem met de inkoop, de volgende twintig minuten gaan over de problemen bij de verkoop, enzovoorts. Dit proces is vaak frustrerend voor de meeste deelnemers. Zij moeten lang wachten voordat hun specifieke probleem of doel aan bod komt en aan het einde van de sessie zie je vaak dat er weinig bereikt is. Kan het anders? Ja. Een oplossing die vaak goed werkt ligt in het parallel maken van het in kaart brengen van gespreksonderwerpen. Door de goede vragen te stellen kun je de energie kanaliseren waardoor iedereen in korte tijd alles wat hem bezighoudt kan benoemen. Een voorbeeld van een dergelijke oefening is de oefening ‘Inventarisatie van ervaringen en verwachtingen’ die vaak nuttig is aan het begin van workshops, trainingen en vergaderingen. Het werkt als volgt. De begeleider schrijft een aantal vragen op, bijvoorbeeld de volgende:

• Wat gaat er al goed met betrekking tot … (het onderwerp van de workshop)?
• Wat moet er beter worden met betrekking tot …?
• Waaraan zou je achteraf merken dat de workshop nuttig is geweest voor jou?
• Wat kun jij zelf doen om de workshop zo nuttig mogelijk te maken voor jezelf?

De deelnemers aan de workshop vullen hun antwoorden op deze vragen in op gele post-it briefjes en hangen die op flip-overvellen. In een minuut of tien formuleren de deelnemers hun antwoorden en vervolgens besteedt de groep tien of 15 minuten (of langer indien gewenst) aan het bespreken van de antwoorden. Het voordeel van deze manier van werken is dat in heel korte tijd iedereen alles naar voren kan brengen, zowel positieve als negatieve dingen. Het is daardoor een goede manier om iedereen snel te betrekken bij de workshop. Ook zijn de gegeven antwoorden op de flip-overvellen nuttig om snel zicht te krijgen op welke onderwerpen aan de orde moeten komen en hoe de workshop nuttig kan worden voor de deelnemers.