Het verschaffen van heldere en positieve motiveringen maakt het mogelijk dat mensen de verandering beginnen te begrijpen en waarderen. Er kunnen specifieke externe omstandigheden zijn die de redenen vormen voor de wens om te veranderen. Het kan gaan om nieuwe concurrentie-eisen, nieuwe wetten en regulering, nieuwe technologieën of nieuwe markt kansen. Het kan ook gaan om nieuwe inzichten over hoe de organisatie of haar interne processen het beste kunnen worden vormgegeven om de effectiviteit van de organisatie te verbeteren.

Een heldere communicatie over de motivering voor de veranderingen in een taal die alle medewerkers kunnen begrijpen vereist een goede voorbereiding. De tijd die gestopt wordt in deze voorbereiding is vaak goed bestede tijd. Hoe goed je in staat bent om eenvoudig en positief te formuleren waarom een bepaalde verandering noodzakelijk is kun je zien als een toets van hoe goed je het zelf begrijpt. Daarom kun je het ook zien als een toets van hoe legitiem de verandering is.

Iedereen in de organisatie specifiek informeren over deze redenen voor verandering kan hen helpen om te begrijpen waarom verandering nodig is en tot welke voordelen de verandering kan leiden. Dit kan hen helpen om zich identificeren met het veranderproces wat hen helpt om deel te nemen aan en zich in te spannen voor de verandering. Ook geeft het hen het gevoel dat ze serieus genomen zijn omdat het management de moeite heeft genomen om specifiek uit te leggen waarom de verandering nodig is.

Managers kunnen het belang onderschatten van een heldere communicatie over de motivering van wat zij van medewerkers verwachten. Ze denken nogal eens dat medewerkers natuurlijk wel begrijpen waarom de verandering nodig is, vooral wanneer hier al eens informatie over is gegeven. Maar, terwijl de managers vaak erg lang hebben nagedacht en gesproken over deze redenen, hebben medewerkers dit doorgaans niet. Daarom kan het nodig zijn om bewust te blijven communiceren over de achterliggende redenen, om het stellen van vragen erover en het bespreken ervan aan te moedigen. Wanneer dit gebeurt zullen medewerkers in het algemeen meer gemotiveerd zijn voor de verandering.